¿ER o ERP? 5 Factores a tomar en cuenta con un Sistema ERP

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Mi empresa funciona como un Cuarto de Emergencias (ER)

Unas semanas atrás mientras estaba en una empresa en la que estamos en el proceso de implementación de un ERP fui testigo de la siguiente conversación:

  • Contador: ¿ya tenemos el resultado de la toma de inventario?
  • Asistente: Sí ya tenemos todos los resultados.
  • Contador: ¿Y qué encontramos? ¿Hay muchas diferencias? 
  • Asistente: La verdad jefe que estamos peor que el mes pasado, casi nada cuadra.
  • Contador: Diablos ¿cuál crees que sea el motivo?
  • Asistente: Es el nuevo ERP jefe, no funciona.
  • Contador: ¿Cómo que el sistema no funciona? ¿falla?
  • Asistente: No es eso, lo que pasa es que los usuarios no ingresan la información a diario y cuando lo hacen es incompleta…

er-o-erp

Detrás de este extracto de la conversación, la misma que fue aún más extensa, se aprecia el día a día de muchas organizaciones, y eso es verdad, así funcionan muchos, no hay que ponerse colorado.

En mi experiencia trabajando con negocios de distintos sectores veo como muchas empresas, empresarios y trabajadores se esfuerzan por hacer mejor su día a día.

Establecen procesos, procedimientos, políticas, normas, toman distintas acciones de mejora desde el lado humano hasta el lado tecnológico.

Pero el inconveniente es que, si bien todo estos esfuerzos son con muy buenas intenciones (en la mayoría de casos), muchas veces resultan ser insuficientes, generan pocos resultados o hasta inconformidad y terminan siendo frustrantes para todos.

En ocasiones las empresas optan por adquirir un ERP para que “todo se corrija”; si bien estos sistemas no son la solución a todo, es cierto que ayudan y de muchas formas, las mismas que vamos a detallar en este post.

Antes que nada, voy a asumir que ya está resuelta la pregunta de si debes o no adquirir un ERP, asumiré que ya cuentas con esa decisión tomada, ese tema y la manera de seleccionar un ERP será materia de un próxima publicación.

1. Un ERP integra a la empresa

Esto es muy cierto, esta es una de las primeras cosas que te dice todo vendedor de ERP y es verdad, con un sistema de este tipo sí es posible que tu empresa deje de funcionar como áreas aisladas.

El Sistema mismo te obliga a trabajar de manera integrada, esa no es una opción. Con un ERP las áreas comprenden de la importancia de trabajar de manera armónica entre todas.erp-integration

Aquí es donde se evidencia que la áreas de la Cadena de Valor realmente tienen que trabajar en cadena, y que las áreas de Soporte realmente tienen que dar servicio a las demás áreas.

Para que muchos de los procesos de la empresa fluyan estos deben hacer uso del ERP y para que todo ello ocurra el sistema exige que las fases previas sean realizadas y estén terminadas.

Por ejemplo: si establecemos que todo se compra con Orden de Compra pues entonces no será posible dar ingreso a la mercadería si la OC no está aprobada, y del mismo modo no podremos registrar la factura del proveedor si no está el registro del ingreso de los productos, ni hablar de pagarle al proveedor.

Entonces aquí vemos como las áreas de logística, almacén, contabilidad y tesorería se integran a través del proceso de compras.

Así, a lo largo de la empresa vemos muchos otros procesos que atraviesan distintas áreas, lo cual obliga a que se trabaje de manera ordenada y oportuna; claro está que siempre pueden existir las eventualidades y excepciones.

2. Un ERP te dará información de un único repositorio

Uno de los principales inconvenientes que tienen las empresas es recopilar la información que se encuentra en distintas fuentes, ya sea sistemas, hojas de cálculo y archivos de todo tipo.

Es cierto que hay información que no puede estar un ERP, ya sea por su naturaleza o por su origen (por ejemplo los correos electrónicos), pero en este punto me refiero a la información que está dentro del alcance de implementación de este sistema.

Tal vez has visto cuando en una empresa, por ejemplo en una reunión de gerentes, el área comercial presenta un valor por las ventas del mes pero el área contable o financiera tiene otro valor, o cuando ocurre algo similar con las compras, los inventarios, la producción, entre otros.

Un ERP integra la información de la empresa en una única fuente de datos, y no sólo está todo en un solo repositorio sino que además está ordenada e integrada, lo cual permierp-bd-unicate aquello que se llama trazabilidad

Esto sí que es una gran maravilla, por supuesto que lo es.

Mira este ejemplo, tienes identificado los componentes con que se produjo de un determinado producto final, puedes saber a que lote pertenecen, cuándo los compraste, a quien, a que precio, cuándo ingresaron al almacén, quien aprobó la orden de compra, cómo se le pagó al proveedor, quién hizo la transferencia o el cheque, que turno hizo la producción y mucho más.

Y todo esto sin salir del sistema, sin tener que preguntarle algo a alguien, toda la información al alcance de la mano y desde cualquier lago.

3. Un ERP te permitirá trabajar de forma planificada

La “P” de ERP precisamente se refiere a planeación.

No es que el sistema te exija o tenga como prerequisito que debas planificar todo, pero te da muchas opciones para que puedas trabajar de esta manera.

Muchos ERPs tienen módulos de planeación y presupuesto ya sea de producción, compras, ventas, gastos, pagos, mantenimiento, entre otros.ERP Project.png

Estos sistemas ofrecen muchas opciones para que realmente podamos trabajar de manera ordenada y anticipada, para que podamos planificar con el suficiente tiempo nuestro trabajo y las actividades de la empresa.

El punto está en saber aprovechar estas ventajas en beneficio del negocio.

Porque lo que ocurre cuando no trabajamos de forma planificada es que termina trabajando para el día a día o para un horizonte de tiempo muy corto, y eso trae inconvenientes de muchos tipos y para todas las áreas.

Cuándo trabajamos mirando sólo el día a día nuestro trabajo se convierte en labores similares a las de un sala de emergencia o como los bomberos, atendemos urgencias.

Por ejemplo: quebramos inventarios, compramos tarde, pagamos atrasados, vendemos en los últimos días del mes, no cumplimos la producción y entregamos tarde, sigo? más? con eso suficiente.

Existen herramientas y opciones que nos dan los ERPs que permitan mejorar sustancialmente el funcionamiento de las empresas, están ahí para ser usadas.

4. Pero un ERP no resuelve todo

Definitivamente que no.

Un ERP atiende una gran parte de nuestros procesos, tanto del back como del front, pero nunca resolverá todo.

Y no sólo porque hay procesos que están fuera de su alcance funcional, sino erp-cambioprincipalmente porque el ERP es operado por personas y las personas fallamos.

La cuestión es, que tanto estamos dispuestos a convivir con el error, que tan laxos somos cuándo nuestro personal comete errores, que tanto permitimos la reincidencia en los mismos, que medidas tomamos al respecto.

He visto casos en donde la pasividad es de terror, no la molestia ni la incomodidad, pero simplemente no pasa nada cuando la gente falla de forma reiterativa.

Este post y este blog no resolverá ni atenderá todo lo relacionado a lo anterior, pero sí quiero poner en el tapete de la necesidad de preparar oportunamente al personal en las labores que son de su competencia y responsabilidad y además se tomen las acciones preventivas y correctivas que atenúen vivir en permanente error.

Recordemos aquello que dice: si no sabes te enseño, si no puedes te ayudo, si no quieres recoge tu cheque. Y es que un ERP no resuelve nada en manos de personas que no quieren aportar al negocio.

5. Un ERP no es sencillo de implementar

Por supuesto que no, y por favor al momento de elegir un ERP al vendedor que te diga lo contrario y que te ofrezca que estará funcionando el sistema en 3 ó 4 meses pues mejor desconfía.

Un ERP no es nada sencillo de implementar, y esto es por muchas razones, pero la principal de todas es por la natural y humana resistencia al cambio. A mi me cambiaron la interface con la que escribo el blog y sufrí, imagínate que te cambian el método y la herramienta con la que trabajas tu día a día.

Como decía, existen muchos factores para el éxito de la implementación de un ERP, está el sistema mismo, la cantidad de módulos adquiridos, el personal asignado por el proveedor, el equipo de trabajo, los procesos actuales, el involucramiento de la gerencia en el proyecto, el liderazgo del proyecto, el plan de trabajo, el tiempo establecido, y algunos puntos más.

En la puesta en funcionamiento de un ERP deben contemplar al menos 3 momentos: la preparación previa al inicio del proyecto, el proyecto mismo de implementación y el proceso de estabilización del sistema.

Cada empresa es distinta, cada proceso de implementación también lo es, algunos incluyen más o menos alcance funcional, algunos ERPs se implementan por etapas, pero tranquilamente estos tres momentos sumados pueden exceder los 2 años.

Estos 3 momentos son muy importantes y normalmente se subestiman, y se subestiman en la misma cantidad de veces aunque probablemente la primera es la que menos obvia es.

No vamos a detallar acá de todo lo que significa la preparación y las otras dos fases, pero si un proceso de cambio toma tanto tiempo entonces es necesario darle la debida importancia y asignar los recursos necesarios para el éxito del mismo.

Ya casi para terminar, la queja generalizada en la implementación de un ERP es el excesivo tiempo y por tanto la gran demora de ponerlo en funcionamiento.

Y esto nace desde la planeación del proyecto, porque planeamos mal y nos auto engañamos. Perdón, nace desde que elegimos al ERP cuyo proveedor dice que lo implementa más rápido (4 meses).

Un ERP tranquilamente se implementa en 1 año, a eso hay que sumarle el tiempo de preparación y el tiempo de estabilización del sistema, entonces no nos engañemos pensando y planeando que en 4, 6, 8 meses ya estará todo funcionando, eso no ocurre.

Conclusiones

Muchas empresas funcionan viviendo del día a día, teniendo un horizonte de tiempo corto y por tanto trabajan a las carreras, improvisando, con sobre tiempos, alocados y estresados, al punto que parecen salas de emergencia.

Esto no está bien, eso no es sano para nadie.

Lo adecuado es proyectar, planear, prever los acontecimientos, y un Sistema ERP es una herramienta clave para mejorar el funcionamiento de la empresa. No es la única ni siquiera la más importante acción para una mejora, pero sí ayuda de manera sustancial en la medida que se engrane con otros esfuerzos dentro de la organización.

Espero te sirva este post para tomar algunas consideraciones de mejora sobre la forma como viene operando tu negocio en la actualidad.

 

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