Puse a funcionar el ERP y todo salió mal

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Errores al poner tu ERP en funcionamiento

En mi experiencia en implementación de Sistemas ERP existen muchos casos en los cuales la puesta en funcionamiento del Sistema ha sido, por decir lo menos, complicada.

1465593085_project-planEn este post te hablaré de algunos de los errores más frecuentes que se cometen al poner el sistema en funcionamiento, no son todos pero sí te mencionaré los que veo que ocurren en mayor cantidad de veces.

Lo cierto es que, como en todo proceso de cambio, sucede que existe poca claridad de cuan listos se encuentran para poner el sistema a andar, es importante la experiencia y metodología de tu proveedor para tener esto más claro.Pero hay dos cosas sobre esto que son muy ciertas:

  • Nunca estarás 100% listo.
  • Siempre tendrás ansiedad y estrés al poner el sistema en funcionamiento.

Eso es normal y es parte de todo proceso de cambio, por tanto:

  • No esperes estar completamente listo pues ese momento tal vez nunca llegue.
  • Haz todo lo posible por minimizar tus riesgos.

Bueno, pasemos a revisar algunos de estos errores que te comento:

No hacer la suficiente cantidad de Pruebas Funcionales

1465592365_clipboardLas Pruebas Funcionales sirven para mostrar y comprender el impacto del ERP en nuestros procesos diarios, no es para crear una Orden de Compra, es para realizar la reposición de inventarios según las necesidades diarias de la empresa, sólo como ejemplo.

Las opciones de creación de órdenes de compra, pedidos de venta, órdenes de producción y todo lo demás ya las haz debido probar anteriormente.

Nos encontramos ya en la fase de probar procesos completos en el ERP y la integración general del mismo sobre tu empresa, desde que le compras a un proveedor hasta que le pagas, desde que entra un pedido de ventas hasta que le cobras.

Sin embargo, esta es una de las actividades que más se suelen subestimarse durante las implementaciones.

Los motivos que tendrán las personas del equipo y en general tus trabajadores son muchos:

  • están ocupados en las actividades del día a día de la empresa.
  • se sienten muy confiados con lo que ya saben.
  • no entienden como funciona el ERP y temen preguntar a esta altura del proyecto.
  • no comprenden el impacto de esta etapa.

Es importante que le dediques el tiempo que sea necesario en hacer que todo el personal comprenda de la importancia e impacto de esta etapa dentro del Proyecto y para el cumplimiento de los objetivos trazados.

Lo mejor que puedes hacer es establecer horarios fijos para las Pruebas Funcionales entre todo el equipo, que participe la mayor cantidad de personas y definir los temas que deben probar.

Ojo que si alguien falta a estas pruebas es perjudicial para el cumplimiento de las mismas, por eso la necesidad de integrar a todo tu equipo en esta etapa.

Realizar “paralelos” con el Sistema actual

1465591812_gnome-netstatus-errorTe digo que si te sientes tentado de realizar paralelos con la finalidad de probar si el ERP ya está listo, simplemente no lo hagas, es una trampa mental.

Considero que una prueba en paralelo es muy perjudicial para este proceso de cambio, hasta diría dañino.

La personas tienden a preferir aquello a lo que están acostumbradas antes que a lo nuevo, por más beneficioso que pueda ser el cambio, así aquello que estamos por cambiar nos duela, así de complejos somos.

Lo cierto es que, si “expones” el ERP para que por las tardes todo tu personal vuelva a realizar en el nuevo sistema aquello que durante todo el día hicieron en el antiguo sistema simplemente terminarán odiando al ERP.

Los paralelos desgastan a las personas, lo que termina por desgastar al ERP, aquél sistema que aún no nace ya lo estás comenzando a matar.

Tus empleados están completamente acostumbrados al antiguo sistema, el cual conocen de arriba a abajo, saben a ojos cerrados cuantas veces deben presionar “Enter” para grabar e imprimir una factura, y ahora deben entrar a una u otra opción lo cual les tomará más tiempo.

Créeme, no hagas paralelos, lo único que lograrás es sabotear al ERP.

Lo que sí te recomiendo que para las pruebas funcionales consideres operaciones reales del día a día, toma documentos originales para que así los usuarios identifiquen al nuevo sistema como algo más tangible y no inventando pruebas de la cabeza.

Usar dos Sistemas en simultáneo

1465592610_preferences-system-sessionEsto es algo similar a las pruebas paralelo, pero se refiere a la puesta en funcionamiento del ERP en conjunto con otro sistema cuando ambos hacen cosas similares.

Es decir, lo anterior pero “en vivo”.

Eso por favor, no lo hagas nunca, ni siquiera lo planees. Si lo anterior es desgastante esto es contraproducente y hasta malvado para tus usuarios.

Normalmente la razón para hacer esto es por si algo sale mal contamos con el otro Sistema.

Pero lo cierto es que hacer dos tareas en simultáneo cuando ambas hacen lo mismo, o hacer algo en un sistema para que luego alguien (el área de Sistemas) pase la información de un sistema a otro y luego continuar trabajando, es muy inconveniente.

En estos casos se termina desarrollando interfaces temporales entre ambos sistemas, interfaces que son complejas de desarrollar para integrar sistemas con estructuras de tablas muy distintas, interfaces que finalmente hay que estar afinándolas tras cada carga de información.

Mi recomendación en este sentido es que no optes por esta opción.

Tienes que encontrarte en una situación muy compleja o urgida para apostar por esta posibilidad.

Pero el riesgo es el mismo que en el caso anterior, las personas en mayoría optarán por aquel sistema al cual ya están acostumbrados y le encontrarán todos los inconvenientes posibles al ERP.

 

Mi conclusión final al respecto es que para reducir tus riesgos y temores antes de poner tu ERP en funcionamiento lo mejor que puedes hacer es dedicar mucha atención y tiempo a las Pruebas Funcionales.

Dedica la mayor cantidad de recursos a este fin, días y horas semanales pero con un tiempo de duración aproximado de un mes, todo depende de la cantidad de módulos del alcance de tu proyecto.

Espero te sirvan estas recomendaciones, más adelante detallaremos en estas y otras más que suelen ocurrir al momento de implementar un ERP.

¿Tienes otros errores que conoces?

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