Y ahora ¿Quién debe liderar mi proyecto de ERP?

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Implementar un ERP no es un Proyecto del área de Sistemas

Hace unos años mientras participaba en la implementación de un ERP, nos encontrábamos en medio de una conversación durante la etapa de planeación, estábamos eligiendo al Líder que se encargaría del Proyecto.

La conversación fue más o menos así:

  • Cliente: Tenemos que poner al Jefe de Sistemas a cargo del Proyecto.
  • Yo: Recomiendo que no sea así, debemos poner a cargo al LiderGerente de Administración y Finanzas.
  • Cliente: Eduardo te equivocas, este es un Proyecto del área de Sistemas, ¿Qué tiene que ver este Gerente?
  • Yo: Con todo respecto, este no es un proyecto de Sistemas, este en un proyecto de toda la Empresa.
  • Cliente: Eduardo, por favor explícate.
  • Yo: Como le digo, de hecho, ni siquiera es un proyecto de Tecnología, este es un proyecto de Procesos.

El punto que te quiero mostrar con este fragmento de la conversación es sobre la importancia que tiene el correcto enfoque que debes considerar al elegir el Líder de la implementación del ERP en tu empresa.

En las siguientes líneas te hablaré al respecto de cómo muchas veces este pequeño cambio de enfoque puede llegar a ser la diferencia entre el éxito o el fracaso en una implementación de ERP.

Es un proyecto de toda la Empresa

El primer punto en el cual me quiero centrar y que es fundamental, es que debes entender que el ERP afectará a toda tu organización.

La implementación del ERP afectará a todas o casi todas las áreas de tu empresa, muy seguramente a las áreas de compras, almacenes, ventas, contabilidad, tesorería y producción; algunas más o menos según tu giro de negocio.

EmpresaPor otro lado, el área de Sistemas es un área de soporte a las operaciones de tu organización, y por tanto no forma parte de los procesos principales dentro de tu cadena de valor.

De hecho, y pasa normalmente, el área de Sistemas ni siquiera usará el ERP una vez que este entre en funcionamiento.

Sin embargo, en muchas ocasiones he encontrado que el personal de Sistemas ejecuta procesos, carga información y actualiza datos ya que en los “sistemas antiguos” esta actividad se hacía directamente por la bases de datos.

Cuando tengas tu ERP funcionando esto ya no será necesario.

Lo que sí, el área de Sistemas deberá convertirse en tu primer nivel de soporte una vez que el ERP entre en funcionamiento.

Por tanto, tu Jefe o Gerente de Sistemas debe estar involucrado en el proyecto del ERP desde el inicio del mismo y te recomiendo que sea la mano derecha de quien lidere este proyecto.

Es un proyecto de Procesos

El segundo punto que quiero mencionarte es que la implementación del ERP afectará de manera directa y principalmente a los Procesos de tu empresa.

Y si bien harás uso de la tecnología, ya que como tal el software pertenece a dicha industria, este básicamente es una herramienta y por tanto es un medio y no un fin en sí mismo.

Son tus procesos logísticos, comerciales, contables, financieros y productivos los que serán afectados de manera directa, debiendo aprovechar las buenas prácticas de negocios que forman parte de esta herramienta de software llamada ERP.Procesos

Por tanto, todas aquellas personas que trabajan en los procesos involucrados en el ERP son quienes deben formar parte del equipo de Proyecto, debiendo ser una de estas Gerencias quien lo lidere.

Sin embargo, muy probablemente también requieras hacer cambios tecnológicos, ya que normalmente la implementación de tu ERP hará necesario mejorar la infraestructura tecnológica de tu empresa.

Por tal motivo, tampoco es que debas iniciar el proyecto a espaldas de tu área de Sistemas.

Y al igual que en el primer punto, concluyo que por tal motivo es que tu Jefe o Gerente de Sistemas debe ser la mano derecha del Líder de Proyecto.

Es un proyecto de Cambio

El tercer punto que quiero mencionarte es que la implementación del ERP significará cambios importantes en la forma como opera en el día a día tu empresa.Cambios

Estos cambios afectarán directamente a tus Procesos, y eso está bien, precisamente para eso implementas un ERP.

Claro está que estos cambios deben ser para mejor, estos cambios deben traducirse en optimización de recursos tales como tiempo y dinero.

Pero por más positivos que a todas luces sean estos cambios siempre, ojo siempre, existirá resistencia al cambio por algunas personas de tu organización.

En este sentido, existen maneras y técnicas de manejar los procesos de cambio de este tipo, bien podrías considerar asesorarte al respecto y mejor aún si lo haces desde antes de iniciar el proyecto.

Debo mencionarte que he visto proyectos que por no tener un adecuado manejo del cambio han sido afectados de manera dramática en la duración de los mismos, y hasta alguno fue cancelado por no manejar esto de manera oportuna y adecuada.

Algo que también debes saber, y aún no conozco el proveedor que te lo diga, es que algunas actividades de tus procesos con el ERP tendrán más pasos y por tanto demorarán más tiempo, y eso normalmente afectará de manera negativa a los involucrados.

Por tal motivo, es que debes considerar al Gerente del proceso más crítico y sensible dentro de tu organización como un buen candidato para liderar tu Proyecto de ERP.

Y no te olvides, siempre considera al responsable de tu área de Sistemas como mano derecha de este líder.

 

Estos tres puntos mencionados son en los que me baso para mencionarte al respecto de la importancia de darle el enfoque adecuado a tu proyecto de ERP, ya que no es un proyecto de Sistemas ni es un proyecto de Tecnología.

¿Y sí el responsable de Sistemas conoce de todos mis procesos?

Muy buen punto, es cierto que existen responsables de Sistemas que conocen y dominan muy bien los procesos de las empresas, pero recuerda que ellos no lideran dichas áreas.

Personalmente, considero ideal aquellos casos en los que el área de Sistemas, además de los temas tecnológicos, también tiene la responsabilidad sobre las funciones de procesos y métodos.

Pero siguen sin ser los dueños o gestores de los procesos y áreas de negocios mismos.

Entonces, ¿A quién debo elegir para que lidere mi Proyecto?

En mi experiencia, soy testigo que mejor nos ha ido cuando el Líder del Proyecto del ERP es un Gerente de un área de Negocio de la cadena de valor.

Elige entre tus Gerentes considerando variables tales como experiencia en proyectos, apertura al cambio, liderazgo dentro de la organización, disponibilidad de tiempo, entre otros.

Y siempre, que tu líder de proyecto de ERP trabaje codo a codo con el responsable de tu área de Sistemas, para esto debes formar un comité de proyecto, al cual también debes asistir tú como Gerente General o dueño del negocio.

¿En tu empresa quién está a cargo de tu Proyecto?

 

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