El programador de mi empresa está desarrollando un ERP

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Qué sí es un ERP y qué no es un ERP

En muchas ocasiones me han consultado sobre qué es un ERP, o en conversaciones he oído descripciones al respecto ERPy debo decirte que en la mayoría de casos son conceptos equivocados.

Existe mucha confusión al respecto, y esta confusión a veces es alimentada hasta por las mismas empresas de Software, especialmente por aquellas cuyo producto realmente no es un ERP pero quieren colocarlo en esta categoría, o simplemente por personas que creen conocer al respecto.

En esta ocasión te hablaré sobre qué sí y qué no es un ERP, de hecho, mejor comencemos por lo segundo y luego nos centramos en el concepto correcto de ERP.

Qué no es un ERP

En la industria del software de gestión existen muchos tipos de software, los hay aquellos que son para un proceso administrativo específico o aquellos que integran muchos procesos de la empresa o aquellos que se enfocan en la relación con clientes y/o proveedores y también aquellos que se enfocan en análisis de información.

En general, los hay de muchos tipos.

La principal confusión está en aquellos que trabajan sobre los procesos internos de índole administrativo, todo aquello que se le conoce como el “back office” de la organización.

Entonces, detallemos sobre qué no es un ERP:

  • No es un sistema comercial

Hace un par de años me llamaron de una empresa para que los apoye pues estaban interesados en adquirir un ERP que les trabajara únicamente su proceso de Compras, no querían inventarios ni contabilidad ni tesorería.En otra ocasión, un amigo me pidió que lo asista en la selección de un ERP pues quería vender por Internet y que este ERP haga interfaz con su sistema a la medida que ya manejaba su otro proceso de ventas.En ambos casos vemos que la necesidad existente se trataba únicamente de funcionalidades específicas, y como tales no son un ERP.

Además, recuerda que los procesos de la cadena de abastecimiento son tan solo una parte de un ERP.

  • No es un sistema contable

Existen muchos y muy buenos sistemas contables; de hecho, a muchos contadores les he oído alabar algunos de estos sistemas pues además de contemplar la funcionalidad que exactamente ellos necesitan son también bastante económicos y mucha gente los conoce.Existen sistemas contables que permiten hacer todo tipo de correcciones, la que desees, la que necesites, sólo basta con entrar por aquí o por allá y listo, corregido, es más, sin dejar huella alguna.Sé que muchos dueños de empresas no se sentirán muy seguros sabiendo que su contador, interno o externo, puede hacer cambios de ese tipo sin dejar rastro y hasta sin su conocimiento.

Pero recuerda que los procesos contables y financieros son tan solo una parte de un ERP.

  • No es un sistema administrativo 

Este tipo de Sistema es el que genera la mayor confusión debido a que en apariencia es similar a un ERP, pero en la práctica existen importantes diferencias.

Un sistema administrativo suele estar compuesto por distintos módulos independientes que manejan bases de datos también independientes.

En estos casos, para pasar la información de un módulo a otro, digamos pasar el valor monetario de los stocks a la contabilidad, es necesario ejecutar procesos que consoliden o formateen la información entre las distintas bases. Es más, en ocasiones hasta los usuarios deben salir del sistema para ejecutar estos procesos o en otros casos el sistema se pone muy lento.

Además, en la mayoría de casos los sistemas administrativos carecen de la funcionalidad de producción o manufactura. Más allá que necesitemos o no esta funcionalidad, el concepto ERP (y luego lo detallaremos) es la evolución de sistemas de producción.

Finalmente, un sistema administrativo carece en su concepción de las mejores prácticas de negocio, traen muchas funcionalidades pero incompletas o que no se encuentran correctamente integradas con el resto del sistema.

Acá es donde se encuentra que existen algunos sistemas administrativos, que hasta diría buenos, pero que el proveedor genera confusión al llamarlo ERP cuando realmente no lo son.

que no es erp

  • No es un sistema a la medida

En una ocasión un amigo dueño de una empresa me dijo: “En mi empresa tengo un chico a cargo del área de Sistemas que es un buen programador y me está haciendo mi propio ERP“.

No, eso no es ni será un ERP, y te digo porqué no.

No existe la posibilidad de que este programador y mi amigo estén en condición de desarrollar un software que se adapte a distintos tipos de negocios, ni mucho menos que contemplen las mejores prácticas de negocio.

Lo lógico es que enfoquen todos sus recursos en hacer un sistema completamente a la medida de la realidad de la empresa de mi amigo; si es una empresa comercializadora pues simplemente no desarrollarán un módulo de manufactura, si solo hacen compras locales pues tampoco desarrollarán funcionalidad de importaciones, sólo por decir dos pequeños ejemplos.

Qué sí es un ERP

Ahora sí podemos entrar en la materia sobre que es un ERP.

Lo primero, ERP viene de Enterprise Resource Planning, que significa Planeación de Recursos Empresariales.

El concepto ERP es la evolución de otros conceptos que nacen a finales de la década del 40, conceptos alrededor de la necesidad de optimizar la reposición de inventarios a través de actividades logísticas y de manufactura.

ERP es la evolución de los conceptos MPS, MRP y MRP II hasta llegar a integrar todas las áreas de la organización, contemplando los procesos contables, financieros, logísticos, producción, entre otros.

Un ERP es un software integrado que incluye las funciones operativas y productivas de una organización a través de un conjunto de módulos muy bien engranados.

Un ERP es un sistema que ofrece un único repositorio de datos para toda la organización, de modo tal que la información se encuentre disponible para todos en todo momento sin la necesidad de procesos manuales o automáticos de acumulación, y para ello se complementa con una compleja estructura de permisos y privilegios de acceso a los datos.

Un ERP, desde su concepción, incluye las mejores prácticas de negocio para las distintas industrias que existen en el mercado, ya sean empresas de servicios, comercializadoras o industriales.

que es erp

Finalmente, un ERP aplica para la gran mayoría de empresas en todo aquello que se denomina el “back office”; esto es posible por ser modular y parametrizable, ya que permite adecuar su configuración sin necesidad de hacer modificaciones a nivel de programación.

Por esto se dice que el ERP es “horizontal” ya que cubre funcionalidades estándar para la gran mayoría de negocios.

Cabe mencionar que en los casos en que las empresas requieren funcionalidades adicionales a las “horizontales”, como por ejemplo atención a público (restaurantes, cafés, clínicas), ordenes de producción en talleres de vehículos, ventas por internet, entre otras, lo que existe son funcionalidades llamadas “verticales” que complementan al ERP base.

De ahí es que nace el concepto, que seguro has oído, de ERP para clínicas, ERP para turismo, ERP para fábricas de telas, y muchos más.

 

Finalmente, existen muchos ERPs en el mercado, los hay de todos los países y algunos con más o menos funcionalidades, algunos completamente integrados a soluciones verticales del mismo proveedor u otro.

Lo importante, una vez teniendo claridad sobre el concepto de qué es un ERP, es saber si lo que necesitas es una funcionalidad específica, un módulo o un ERP.

Lo que sí te puedo asegurar son dos cosas, los beneficios de tener un ERP son muchos pues abres tu empresa a un mundo de oportunidades de mejora e integración de procesos, y lo otro es que la implementación de un ERP es un proyecto de cambio para el cual te debes preparar adecuadamente. Acude a profesionales.

Espero haber colaborado a solucionar tus dudas sobre qué es un ERP.

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