¿Cómo evitar que mi Proyecto de ERP se retrase?

Posted on Actualizado enn

Recomendaciones para evitar que un Proyecto de ERP se retrase

¿Te habrá pasado alguna vez algo así?

Con toda la ilusión y motivación inician el proyecto del ERP.demora de tiempo

Comienzan a pasar las semanas y meses y una a una las fechas del cronograma no se cumplen.

Llega la fecha pactada de fin de Proyecto pero aún falta muchas tareas por desarrollar.

Finalmente, el Proyecto sobrepasa largamente el tiempo estimado con la consiguiente molestia de todos, pero nadie sabe cómo ocurrió ni quien tiene la responsabilidad.

No quiero decir que no te preocupes, pero es más común de lo que te imaginas.

Y es tan común, que los motivos que conllevan a esta situación terminan siendo repetitivos entre proyecto y proyecto, entre empresa y empresa, pero aun así siguen y siguen ocurriendo.

Claro, para el fin de este post partamos de la premisa que el incumplimiento del plazo del Proyecto se debe a demoras propias de los involucrados directos del mismo y no a una postergación por causas completamente justificadas tales como cambios grandes del mercado en el que opera la empresa que genera nuevas prioridades, fallecimiento de personal, terremotos, robos, incendios o cualquier situación de ese tipo.

Bien, volvamos al tema.

¿Por qué se demora tu Proyecto de ERP?

Las causas de esta situación son en general comunes, partiendo desde la planificación misma de la duración del proyecto, pasando por retrasos en el cumplimiento de los requisitos, falta de involucramiento del personal, incorrecto seguimiento del proyecto, entre otro más.

Vamos a revisar una a una estas causas y te haré propuestas para reducirlas, claro que siempre la mejor situación será eliminarlas.

Principales causas de demora de un Proyecto de ERP

Mala planificación

Dicho de otra forma, demasiado optimismo al momento de planificar tu Proyecto.

Esto suele ser generado desde el proceso comercial.

Muchas veces es el mismo Cliente que presiona al Proveedor para que se comprometa a sacar el proyecto “lo más pronto posible” como condición para elegir su ERP, y el vendedor acepta.

Ahí comenzamos a mentirnos, casi en todos los casos ahí comienza el problema.

Digamos que tienes un caso en el cual un Proyecto tomaría unos 12 meses de duración. Un Proveedor te dice que el proyecto demorará 12 o 15 meses y otro te dice que en 8 meses tendrás tu sistema funcionando ¿Será que eliges al segundo Proveedor?

Seguramente te brillará el ojo por el que te ofrece menos tiempo, que tácitamente significa menos dinero por los costos indirectos del proyecto, mejor impacto por tener el sistema funcionando más pronto, mejor visto ante gerencia general, entre otros.

Es cierto que una persona con experiencia dudará del segundo proveedor, pero también es cierto que todos nosotros le pediremos al primer proveedor que reduzca el tiempo de su propuesta.

Lo mejor que puedes hacer en estas situaciones es:

  1. No te mientas ni dejes que te mientan.
  2. Desarrolla un Cronograma realista, tomando en consideración cada fase y actividad del proyecto tales como vacaciones, feriados, posibles enfermedades del personal.
  3. Date un “colchón” para otras eventualidades. Te recomiendo que siendo realista establezcas una holgura máxima de 10% del tiempo estimado.

 

Incumplimiento de Requisitos

Para la implementación de un ERP normalmente debes de cumplir varios requisitos, algunos de estos por ejemplo son servidores, computadoras y software, espacio de trabajo para los consultores, personal de planta asignado al proyecto, entre otros más.

Pero digamos que sólo estos requisitos.

¿Comenzaste el Proyecto y aún te faltaba algo?

He visto Proyectos que demoraron en iniciar hasta 2 meses sólo para cumplir estos puntos. Y como este tiempo muchas veces no se contempla en el cronograma pues ahí tienes motivos de desfase de fechas.

Lo mejor que puedes hacer en estos casos es:

  1. Contemplar el tiempo de cumplimiento de estos requisitos dentro del cronograma.
  2. Algunos de estos requisitos son necesarios para el funcionamiento del ERP, pero no para el inicio del proyecto. Revisa bien con tu proveedor para no correr con algo que no es urgente.

Personal no apropiado para el proyecto

Todo proyecto de implementación de ERP requiere la participación de un equipo de personas de tu empresa, de hecho, no contemples la posibilidad que no sea así.

Cierto también es que probablemente en tu empresa no cuentes con personal con experiencia en este tipo de proyectos, en caso tengas personal con experiencia selecciónalas para que formen parte del equipo pues será un punto importante a tu favor.

Ten en cuenta que este equipo de personas lidiará con las actividades diarias de la empresa además de las labores propias del proyecto, que según cada proveedor y su metodología tendrán algunas tareas que desarrollar.

Siendo así, tu personal se enfrentará a situaciones de estrés y ansiedad a lo largo del proyecto que normalmente juegan en contra de la motivación y desempeño de estas actividades, lo que indefectiblemente generará demoras en las tareas a desarrollar.

Por tanto, lo mejor que puedes hacer para estos casos es:

  1. Elige al personal que formará parte del proyecto tomando en cuenta sus habilidades de trabajo en equipo, apertura al cambio y a adoptar nuevos conocimientos.
  2. Debes elegir un equipo lo más multidisciplinario posible.
  3. Tanto como te sea posible, contempla a dos personas por cada Proceso que forma parte del alcance funcional del proyecto; mira al ERP como un conjunto de procesos antes que un conjunto de áreas. Uno cubrirá al otro ante cualquier inconveniente.

Poca claridad de las responsabilidades

Esto también tiene que ver con la metodología del proveedor.

En ocasiones los consultores asignados tienen una labor de profesores y guías que trasladan el conocimiento a tu personal, pero es tu equipo quien debe realizar las tareas de pruebas y configuraciones.

En otras ocasiones los consultores realizan labores de levantamiento de información, configuración y capacitación, en esa situación tu personal deberá facilitar la información que les soliciten y probar que todo esté bien configurado.

Como ves, sea cual sea el caso, hay responsabilidades que cumplir a lo largo del proyecto por cada una de las partes.

Tanto el Cliente como el Proveedor, desde las gerencias hasta el personal operativo deben cumplir roles y responsabilidades a lo largo de todo el proyecto.

Existen muchas situaciones en las cuales hay vacíos con respecto a quien debe realizar una u otra actividad, y mientras te pones de acuerdo con el proveedor, lo cual a veces requiere convocar a reuniones de seguimiento y hasta que logran cuadrar una fecha bien puede haber pasado una, dos o hasta tres semanas

Lo cual definitivamente impactará con el cronograma acordado.

Lo que puedes hacer para estos casos es:

  1. Dejar por escrito las responsabilidades del cliente y del proveedor desde el inicio del proyecto.
  2. Establecer un mecanismo práctico de solución en caso se presenten divergencias de responsabilidades que permitan atender la urgencia y no paralicen el proyecto, las mismas que luego serán regularizadas y corregidas en reunión de seguimiento.

Falta de seguimiento

Pensar que aquello que planeaste meses atrás con todas las buenas intenciones y que colocaste muy detalladamente en el cronograma se irá cumpliendo solito no es real.

A lo largo de los meses que dura tu proyecto se presentarán situaciones diversas que harán que las algunas fechas, tareas y actividades no se cumplan, y esta es una realidad con la que debes aprender a vivir y sobrevivir.

Sólo por analizar un caso, probablemente alguien te renuncie a la empresa, si es personal que asignaste al proyecto estás en problemas pues tomará tiempo suplirlo, y si es personal de otra área posiblemente también te afecte, aunque de forma indirecta.

Lo mismo puede pasar por el lado del proveedor pues un consultor puede renunciar.

En general, existirán muchas situaciones que escapan a tu planeación inicial y tu previsión que afectarán tu cronograma.

Lo mejor que puedes hacer para estos casos es:

  1. Realizar reuniones de seguimiento constantes en donde salten estas situaciones; estas reuniones serán tanto sólo con el equipo de tu empresa como reuniones con el proveedor.
  2. Tomar acciones que permitan eliminar o reducir el impacto de estas situaciones a fin de mover lo menos posible los plazos establecidos.
  3. En el cronograma inicial debes contemplar una holgura de tiempo para situaciones de este tipo. Administra con cuidado este “colchón” para evitar consumirlo muy temprano en el proyecto.

Gerencia de Proyecto

En la estructura de liderazgo del proyecto existe un Gerente de Proyecto, en ocasiones el Cliente y el Proveedor asignan una persona de cada lado y a través de la figura de Gerencia compartida es que se lidera el proyecto.

Sea que es uno sólo el Gerente o compartido por ambas partes, la figura del Gerente de Proyecto es fundamental para la organización y ejecución del mismo.

Es él quien deberá realizar el seguimiento constante del Proyecto

Es él quien liderará al equipo de trabajo y deberá evaluar el involucramiento de cada persona en el proyecto.

Es él quien resolverá casi en su totalidad las dificultades que se presenten a lo largo de los meses que dure el proyecto.

El Gerente, Líder o Responsable del Proyecto se enfrentará a situaciones en las que deberá analizar y resolver de la manera más objetiva e imparcial las situaciones de divergencia entre proveedor y cliente, entre usuarios y consultores.

Ya que el Gerente de Proyecto tiene la responsabilidad de sacar adelante el proyecto, es importante que cuente con el poder para tomar las decisiones que le corresponden.

Las recomendaciones que te doy al respecto son:

  1. El Gerente de Proyecto primero que nada debe tener experiencia.
  2. Bien puede ser una persona del Cliente, del Proveedor o compartido, lo que debe ser es un acuerdo de ambas partes.
  3. Hay situaciones en las cuales el Gerente de Proyecto es una persona completamente ajena al cliente y al proveedor, con experiencia y que por su naturaleza garantiza imparcialidad.
  4. También he visto situaciones en donde el Cliente incluye a un Asesor Externo para que apoye a su Gerente de Proyecto cuando este no tiene la suficiente experiencia y para mantener imparcialidad.

 

Hasta aquí he querido darte algunas recomendaciones con base en mi experiencia, aunque siempre habrá situaciones específicas por cada caso.

Las razones por las cuales un Proyecto puede tener otras variables a considerar son muchas, tanto por parte del cliente como por parte del proveedor.

Ten en consideración que este análisis y las recomendaciones es para evitar demorar el Proyecto, no para terminarlo rápido o lento.

Si bien es cierto que sí es posible implementar un ERP en un corto plazo, pero para que ello suceda tienes que disponer del 100% del tiempo del personal que asignas al proyecto y también de los consultores del Proveedor.

Personalmente, nunca he sido testigo presencial de esos casos, y de los pocos casos que he oído que han sido así los costos son sumamente altos, por todas las implicancias que esto conlleva.

Finalmente, trabajar con personas siempre conllevará al riesgo de demoras, lo mejor que puedes hacer es prevenir las posibles situaciones, y si ocurren debes reducir su impacto lo más pronto posible.

¿Tuviste un proyecto que se retrasó?

Anuncios

Responder

Por favor, inicia sesión con uno de estos métodos para publicar tu comentario:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s