¿Mi empresa estará lista para un ERP?

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La importancia de estar listo para un ERP

Comenzaré diciendo que no todas las empresas están listas para implementar un ERP; y esto aplica para pequeñas, mediana y grandes empresas. Pero ojo que es muy distinto no estar listo a decir que no lo necesitan.

Y digo que no están listas debido a que la implementación de un sistema de este tipo es un Proceso de Cambio y los cambios suelen ser difíciles de aceptar, entender y asimilar, principalmente por la resistencia de las personas al cambio.

Como bien dicen, el cambio no duele, lo que lo hace doloroso es la resistencia al cambio.

Lo que también es cierto es que para muchas Empresas lo mejor que podrían hacer es adquirir y dedicar esfuerzo en implementar un ERP, los beneficios son muchos y en un momento detallaré en ellos. Pero no basta con que sea necesario, tener ganas y tener dinero.

Pero volvamos al tema de estar preparados para un ERP, pues debemos ser muy conscientes que varios aspectos del negocio serán afectados por este proceso de cambio, y estoy usando la palabra proceso y no proyecto.

Es un proceso pues será constante, el proyecto de implementación es una etapa con un inicio y fin establecidos; sin embargo, el proceso de cambio que se genera en la Empresa como consecuencia del uso de un ERP será constante y extenso en tiempo. Hay que saberlo.

Cuando menciono esto algunas personas me preguntan ¿Cambiarán muchas cosas? Buena pregunta.

Sí, definitivamente cambiarán muchas cosas y eso está bien, de eso se trata. Los aspectos que serán afectados directamente son las personas, las áreas, las funciones, los procedimientos, los procesos y probablemente hasta las computadoras mismas.

Entonces para afrontar estos cambios es conveniente prepararnos y propongo los siguientes pasos:

Ser conscientes del cambio

Sí, reiterativo pero cierto. La primera preparación que tenemos que hacer es hacernos conscientes de que muchas cosas cambiarán. Pretender adquirir un ERP y esperar que todo siga igual es erróneo y hasta diría peligroso.

La alta dirección, la plana gerencial, el dueño, la cabeza de la empresa o como queramos decirlo son los primeros que deben tener claridad del efecto que tendrá este cambio en la organización.

Se deben agotar todos los esfuerzos para asegurar que esto ocurra. No es más fácil o más difícil en una empresa pequeña o en una empresa grande, simplemente es importante ser conscientes de este cambio.

Análisis de Impacto

Lo segundo que debemos hacer es realizar un levantamiento de información que nos permita determinar el impacto de este proceso de cambio; debemos detallar en las motivaciones, en los objetivos y en los beneficios que se esperan alcanzar.

Debemos identificar puntos de mejora, detallar el impacto en el diario quehacer de la empresa, los procesos a optimizar en tiempos y recursos, la manera en que podremos tener mejor control del dinero y de los inventarios, la forma como mejoraremos la relación con proveedores y clientes, la mejora en la toma de decisiones por contar con información consistente en una única fuente de información, los beneficios de seguridad de los datos al manejar permisos y privilegios diferenciados, entre otros.

Sí, es verdad que implementar un ERP nos brinda estos beneficios, pero no basta con sólo comprarlo y ponerlo a funcionar, primero hay que identificar que se puede mejorar.

También debemos identificar aquello que es importante y que no debemos perder ni dejar de seguir haciendo, aquello que para nuestros clientes es importante y que nos da un factor diferenciador frente a la competencia. Eso debemos de cuidarlo.

Comunicar

El tercer punto de nuestra preparación es comunicar a todo el personal acerca del proyecto que se va a emprender. Sin importar si recién voy a elegir un sistema o si ya lo compré, lo importante es comunicar, comunicar y comunicar, siempre antes de iniciar el Proyecto mismo. Esto es vital.

En el primer paso de estas recomendaciones la dirección de la empresa se hizo conocedora del cambio, en este paso toda la empresa debe ser consciente del cambio y de su impacto.

Y al igual que en el primer paso, no escatimemos esfuerzos es asegurarnos que todo el personal es conocedor del cambio a realizar.

Lo que no es necesario hacer

Algo que no es necesario hacer antes de implementar un ERP es un proyecto de mejora de procesos. No es necesario ya que durante el cambio del Sistema también se harán cambios en los procesos, por tanto es innecesario y redundante pretender hacer esto antes.

De hecho, hacerlo terminará siendo contraproducente pues las personas estarán acostumbrándose a los nuevos procedimientos y con el nuevo ERP nuevamente tendrán que hacer cambios, o lo que es peor, no querrán aceptar los cambios de buenas prácticas que nos propone el sistema.

 

Básicamente estos son los pasos que propongo para una adecuada preparación antes de iniciar la implementación de un ERP. El objetivo es prepararnos para que las cosas salgan bien y por consecuencia reducir riesgos e impacto negativo.

¿Y qué pasa si no hago nada de esto?

Esta respuesta la desarrollaré en el siguiente post

Si tienes alguna experiencia que comentar puedes compartirla

 

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